Lorsque vous embauchez une nouvelle personne, vous espérez qu'elle continuera à faire partie de l'équipe pendant longtemps. Mais avec un mauvais programme de formation, vous pourriez perdre des employés plus rapidement que vous ne pouvez en trouver de nouveaux. Un bon plan d'intégration est essentiel à toute stratégie de fidélisation des employés d'une entreprise. C'est votre chance de familiariser les nouveaux employés avec la culture de l'entreprise et les attentes de leur nouveau rôle afin qu'ils puissent être opérationnels dès le premier jour. Lorsque vos nouveaux employés sont prêts à réussir, votre entreprise peut également réussir. Dans cet article, nous examinerons pourquoi une formation approfondie est essentielle, les cinq phases d'un bon programme d'intégration et quelques conseils pour former de nouveaux employés.

Pourquoi une Bonne Formation est-elle Importante pour la Fidélisation des Employés ?

Les premières semaines d'un nouvel emploi sont cruciales pour la rétention des nouvelles recrues. Elles pourraient partir presque immédiatement si vous ne les préparez pas adéquatement à leurs rôles. Il est estimé que jusqu'à 20 % du turnover se produit au cours des 45 premiers jours d'emploi. Cette volatilité complique non seulement le bon fonctionnement de votre entreprise, mais peut également affecter vos résultats financiers. Il est coûteux de recruter et d'embaucher de nouveaux talents toutes les quelques semaines.

Apprendre à former de nouveaux employés peut faire une énorme différence. Un rapport récent du Brandon Hall Group a révélé que les organisations avec des processus d'intégration excellents ont amélioré la rétention des nouvelles recrues de 82 % et la productivité de plus de 70 %. Les employés doivent comprendre la culture et les valeurs de l'entreprise, ainsi que leurs rôles et responsabilités. Les nouvelles recrues se sentiront plus préparées et engagées dès leur premier jour. Plus elles sont confiantes dans l'accomplissement de leurs tâches dès le premier jour, moins elles risquent de démissionner une fois la période de lune de miel terminée.

Quelles sont les Cinq Phases du Processus d'Intégration ?

Un processus d'intégration efficace peut être décomposé en cinq phases distinctes. Celles-ci incluent :

• Pré-intégration

• Orientation

• Formation spécifique au poste

• Entretien avec le manager

• Transition vers le nouveau rôle

Examinons un peu plus en détail ce qu’il faut inclure à chaque phase.

Pré-intégration

La pré-intégration est la première étape du processus d'onboarding et a lieu avant que l'intégration proprement dite n'ait lieu. L'objectif de la pré-intégration est de s'assurer que les nouvelles recrues sont prêtes pour leurs premiers jours. Pour ce faire, envoyez-leur un e-mail ou une lettre de bienvenue les félicitant pour leur nouveau poste et leur fournissant les informations dont ils auront besoin pour bien démarrer.

Les objectifs du processus de pré-intégration sont :

• Configurer tous les comptes utilisateur

• Préparer leur poste de travail, bureau ou bureau partagé

• Fournir à la nouvelle recrue toutes les informations nécessaires pour son premier jour, y compris les documents à apporter, les détails de stationnement, le code vestimentaire, etc.

• Informer le reste du personnel du nouvel équipier

Orientation

L'orientation est un processus formel dirigé par le département des ressources humaines. C'est l'occasion pour les nouvelles recrues de découvrir la culture de l'entreprise, les politiques et les procédures dans un environnement sécurisé où elles peuvent poser toutes les questions qu'elles peuvent avoir. C'est aussi le moment pour elles de se familiariser avec leur espace physique (y compris l'équipement) et de compléter toute la paperasse à finaliser avant de commencer à travailler.

Pendant l'orientation, vous allez :

• Compléter toute la paperasserie restante pour les nouvelles recrues, y compris les formulaires fiscaux et les formulaires de dépôt direct, et parcourir le manuel de l'employé

• Discuter des politiques de l'entreprise concernant les heures de travail, les demandes de PTO, les pauses déjeuner, et plus encore

• Offrir une visite de l'espace de travail, en mettant en évidence les emplacements importants comme leur bureau, la salle de repos et les toilettes

Formation Spécifique au Poste

La formation spécifique au poste est adaptée au rôle et à l'employé. Elle doit couvrir ce qu'est le travail, comment le faire, et comment bien le réaliser. Vous devez également fournir des informations sur les outils, les processus et les procédures qu'ils utiliseront quotidiennement. Ce type de formation utilise généralement une combinaison de discussions en tête-à-tête, de matériel de lecture, de vidéos de formation des employés et de fiches d'exercices. Expliquez comment leur rôle s'intègre dans l'équipe et aide l'entreprise à atteindre ses objectifs.

Entretien avec le Manager et Définition des Attentes

L'entretien avec le manager est un excellent moyen de construire une relation avec votre nouvelle recrue et de définir les attentes pour son temps au sein de l'entreprise. Ils devraient également discuter de tout problème potentiel afin de pouvoir élaborer ensemble des solutions appropriées. Après cet entretien en tête-à-tête avec leur superviseur, le nouvel employé devrait savoir :

• Ce qui est attendu d'eux

• Comment contacter leur manager

• Comment contacter les RH, les autres départements, et toute personne dont ils pourraient avoir besoin d'aide

Transition vers le Nouveau Rôle et Définition des Objectifs

Une fois que vous avez terminé toutes vos formations, les nouvelles recrues devraient être confiantes et capables de commencer leurs emplois immédiatement. Elles devraient avoir une compréhension claire de leur rôle et de leurs responsabilités, ainsi que de comment obtenir de l'aide si elles en ont besoin. C'est aussi un excellent moment pour travailler à la définition d'objectifs à court et long terme au sein de l'entreprise.

Conseils pour une Formation et une Intégration Efficaces

La formation des nouveaux employés peut être un processus complexe. Utiliser la structure en cinq phases suggérée ci-dessus peut vous aider à rester organisé et à éviter de négliger des informations cruciales. Pour rendre votre programme de formation encore plus réussi, lisez plus sur comment former de nouveaux employés !

Commencez à Préparer Avant leur Premier Jour

La pré-intégration est l'une des phases les plus cruciales du processus de formation. Même après avoir accepté une offre, les travailleurs peuvent encore changer d'avis ; vous devez travailler pour les maintenir engagés même avant leur premier jour officiel. Assurez-vous de planifier votre processus d'intégration à l'avance pour réduire le stress pour tout le monde. Planifiez quelles tâches vous effectuerez quels jours, et n'oubliez pas d'envoyer l'e-mail de bienvenue !

Rationalisez la Paperasse et Utilisez des Documents Électroniques

Une bonne partie du processus d'intégration consiste à remplir des papiers. Une grande partie est exigée par la loi, vous ne pourrez donc peut-être pas réduire la quantité de papier à compléter. Cependant, vous pouvez rationaliser le processus en envoyant des documents électroniques avant la date de début de la nouvelle recrue. Cela peut permettre de gagner beaucoup de temps le jour de l'orientation. De plus, les nouvelles recrues peuvent facilement enregistrer et accéder à des copies de leurs documents pour les consulter à tout moment.

Aller Lentement et Leur Donner le Temps de S'adapter

Lorsque de nouvelles recrues arrivent, il est tentant de remplir leurs journées de travail. Mais il est essentiel de leur donner le temps dont ils ont besoin pour s'adapter au nouvel environnement et aux responsabilités. Ne surchargez pas vos nouvelles recrues de travail immédiatement. Au cours des premières semaines, elles souffriront probablement de surcharge d'information avec toutes les vidéos de formation des employés qu'elles ont regardées. Si possible, commencez par leur donner des tâches petites ou simples jusqu'à ce qu'elles se sentent plus à l'aise. Suivez leurs signaux à l'avenir. Si elles semblent assimiler rapidement et sont impatientes de passer à des tâches plus complexes, vous pouvez accélérer la formation et introduire des projets plus avancés.

Fournir un Mentor ou un Collègue à Suivre

Pour que vos nouvelles recrues soient prêtes pour la réussite, il est conseillé de leur fournir un mentor ou un collègue plus expérimenté qu'ils peuvent suivre. Cela peut aider à faciliter leur transition dans le lieu de travail. Un mentor peut agir comme guide et enseignant tout au long de leurs premiers mois en poste et les aidera à apprendre les ficelles de leur nouveau poste. Ils apprendront également à connaître plus rapidement l'entreprise, son personnel, ses processus et sa culture qu'ils ne le feraient autrement. Avoir quelqu'un qui sait ce qu'il fait rendra les choses plus faciles pour toutes les personnes impliquées dans votre département, surtout si quelque chose tourne mal !

Créer des Vidéos de Formation de Haute Qualité

Les vidéos sont un excellent outil de formation. Elles peuvent aider à garder les nouvelles recrues engagées, améliorer la rétention d'information et rendre les sujets et outils complexes plus faciles à comprendre. De nombreuses entreprises choisissent de créer leurs propres vidéos de formation des employés en utilisant des caméras de haute qualité, un enregistreur d'écran et un logiciel de montage. Ainsi, elles ont un contrôle total sur le contenu de la vidéo.

Un enregistreur d'écran est un outil incroyable pour réaliser des vidéos de haute qualité. Que vous produisiez un tutoriel sur comment utiliser un logiciel ou que vous enregistriez une session en tête-à-tête en direct pour une révision ultérieure, un excellent enregistreur d'écran est crucial. De nombreux enregistreurs d'écran vous permettent également d'éditer vos vidéos pour couper des clips inutiles, ajouter des enregistrements vocaux et inclure des flèches, des textes et d'autres graphiques. Les résultats finaux sont des vidéos de formation engageantes et informatives qui retiendront l'attention de vos nouvelles recrues tout au long du processus de formation.

N'oubliez Pas de les Former sur les Valeurs et la Culture de votre Entreprise

Certaines entreprises se concentrent tellement sur la formation liée au poste qu'elles oublient de transmettre des informations cruciales sur l'entreprise elle-même. L'une des premières choses à faire avec les nouvelles recrues est de les former sur la culture et les valeurs de l'entreprise. Cela fait partie intégrante de l'intégration, car cela aide les nouveaux employés à comprendre comment ils peuvent s'intégrer à la culture de votre organisation et ce qu'ils doivent attendre de leurs collègues.

Vous pouvez intégrer des informations sur la culture d'entreprise dans divers modules de formation :

• Fournir une vue d'ensemble de l'histoire de votre organisation, de sa déclaration de mission et de ses principaux objectifs

• Expliquer comment l'entreprise fonctionne en termes de structure, de rôles de leadership et de processus de prise de décision

• Discuter des attentes en matière de relations interpersonnelles et comment les employés doivent se traiter mutuellement

Échelonner la Formation sur Plusieurs Jours ou Semaines

Lorsque vous commencez la formation de vos nouvelles recrues, rappelez-vous que vous n'avez pas besoin de tout faire en même temps. Cela peut être écrasant pour elles, rendant en fait plus difficile pour elles de retenir toutes les informations dont elles ont besoin. Il est préférable d'étaler la formation sur plusieurs jours ou semaines. Cela donnera aux employés le temps d'assimiler ce qu'ils ont appris et de pratiquer leurs nouvelles compétences avant de passer à la tâche suivante. Cela leur laisse également le temps de poser des questions qui pourraient surgir au fil des tâches dans chaque phase du processus de formation.

Encourager les Questions et les Opinions

Il peut être difficile pour les nouvelles recrues de se sentir à l'aise pour poser des questions, surtout si elles ne sont pas sûres de la quantité à partager de leurs opinions ou idées. Encouragez-les à s'exprimer et à partager leurs questions et réflexions ; assurez-vous qu'elles comprennent que vous souhaitez qu'elles s'expriment et que vous écoutez activement leurs requêtes et préoccupations.

Vous pouvez également aider les nouvelles recrues en réservant du temps pour des conversations individuelles où elles peuvent poser des questions sur l'entreprise, ses objectifs et leur rôle pour aider à atteindre ces objectifs. Si un défi survient durant ces conversations — peut-être qu'un employé n'est pas sûr de comment prioriser sa charge de travail — vous pouvez travailler ensemble pour résoudre ces problèmes.

Réaliser des Vérifications Fréquentes

En tant que manager ou représentant RH, il est essentiel de vérifier régulièrement avec votre nouvelle recrue. Vous voulez vous assurer qu'ils se sentent à l'aise dans leur nouveau rôle et qu'ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour réussir – même si cela fait quelques mois après leur premier jour.

Lors de vos vérifications régulières, vous devriez demander :

• Comment se sentent-ils dans leur position ?

• S'ils ont de nouvelles questions ou préoccupations

• S'ils ont des retours sur le processus de formation (pour que vous puissiez affiner et améliorer pour la prochaine nouvelle recrue)

La première étape d'une intégration efficace est de vous préparer avec les processus et outils nécessaires pour former votre nouvelle recrue et la garder dans son poste pendant de nombreuses années. Un bon processus d'intégration devrait commencer avec le manager de recrutement et se poursuivre durant les premières semaines de l'employé. La formation les aidera à se familiariser avec leur nouvelle entreprise, à développer les compétences dont ils auront besoin dans leur rôle, et à établir des relations avec les personnes clés de leur équipe.

La composante la plus critique d'un processus d'intégration réussi, c'est vous ! Vous êtes celui qui sera là à chaque étape pour les aider dans leur transition, définir le ton de leur expérience au sein de votre entreprise, et les aider à établir des relations fortes au sein de votre organisation. Votre propre enthousiasme inspirera les autres ; si vous semblez enthousiaste à l'idée de travailler dans l'entreprise, ils le seront aussi !

Nous espérons que cet article vous a donné quelques idées sur comment former de nouveaux employés et quelques procédures et outils, comme les vidéos de formation des employés, qui vous aideront tout au long du processus. Pour en savoir plus sur l'utilisation d'un enregistreur d'écran pour créer des matériels d'intégration engageant et efficaces, visitez-nous dès aujourd'hui chez Flashback.