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Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, hoffen Sie, dass er lange Zeit Teil des Teams bleiben wird. Doch mit einem schlechten Schulungsprogramm verlieren Sie Mitarbeiter möglicherweise schneller, als Sie neue finden können. Ein guter Einarbeitungsplan ist für jedes Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil seiner Strategie zur Mitarbeiterbindung. Es ist Ihre Chance, neue Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur und den Erwartungen an ihre neue Rolle vertraut zu machen, damit sie vom ersten Tag an voll durchstarten können. Wenn Ihre neuen Mitarbeiter auf Erfolg eingestellt sind, kann auch Ihr Unternehmen erfolgreich sein. In diesem Artikel erfahren Sie, warum eine gründliche Einarbeitung wichtig ist, welche fünf Phasen ein gutes Onboarding-Programm umfasst und welche Tipps Sie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter geben können.
Die ersten Wochen einer neuen Stelle sind entscheidend für die Bindung neuer Mitarbeiter. Sie könnten fast sofort wieder gehen, wenn Sie sie nicht angemessen auf ihre Aufgaben vorbereiten. Es wird geschätzt, dass bis zu 20 % der Fluktuation während der ersten 45 Tage der Beschäftigung stattfinden. Diese Unbeständigkeit erschwert nicht nur das reibungslose Funktionieren Ihres Unternehmens, sondern kann sich auch auf Ihr Endergebnis auswirken. Es ist kostspielig, alle paar Wochen neue Talente zu rekrutieren und einzustellen.
Wenn man lernt, wie man neue Mitarbeiter ausbildet, kann das einen großen Unterschied machen. Ein kürzlich veröffentlichter Bericht der Brandon Hall Gruppe ergab, dass Unternehmen mit ausgezeichneten Einarbeitungsprozessen die Bindung neuer Mitarbeiter an das Unternehmen um 82 % und die Produktivität um mehr als 70 % steigern konnten. Die Mitarbeiter müssen die Kultur und die Werte des Unternehmens sowie ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstehen. Neu eingestellte Mitarbeiter fühlen sich vom ersten Tag an besser vorbereitet und engagierter. Je selbstbewusster sie ihre Aufgaben vom ersten Tag an erfüllen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie kündigen, sobald die Flitterwochen vorüber sind.
Ein effektiver Onboarding-Prozess kann in fünf verschiedene Phasen unterteilt werden. Dazu gehören:
Gehen wir etwas näher darauf ein, was in jeder dieser Phasen zu beachten ist.
Pre-Boarding ist der erste Schritt des Onboarding-Prozesses und findet vor dem eigentlichen Onboarding statt. Das Ziel des Preboarding ist es, sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter auf ihre ersten Tage vorbereitet sind. Zu diesem Zweck schicken Sie ihnen eine Begrüßungs-E-Mail oder einen Brief, in dem Sie ihnen zu ihrer neuen Stelle gratulieren und ihnen die Informationen zur Verfügung stellen, die sie für den Start benötigen. Die Ziele des Preboarding-Prozesses sind:
Die Orientierung ist ein formeller Prozess, den die Personalabteilung leiten sollte. Es ist eine Gelegenheit für neue Mitarbeiter, sich in einer sicheren Umgebung, in der sie alle Fragen stellen können, über die Unternehmenskultur, Richtlinien und Verfahren zu informieren. Außerdem können sie sich mit den Räumlichkeiten (einschließlich der Ausrüstung) vertraut machen und alle vor Arbeitsbeginn anfallenden Formalitäten erledigen. Während der Orientierung werden Sie:
Die arbeitsplatzspezifische Schulung ist auf die jeweilige Funktion und den Mitarbeiter zugeschnitten. Sie sollte sich mit der Aufgabe befassen, wie man sie ausführt und wie man sie gut erledigt. Außerdem sollten Sie Informationen zu den Werkzeugen, Prozessen und Verfahren bereitstellen, die der Mitarbeiter täglich verwenden wird. Bei dieser Art von Schulung wird in der Regel eine Kombination aus Einzelgesprächen, Lesematerial, Schulungsvideos für Mitarbeiter und Arbeitsblättern verwendet. Erörtern Sie, wie ihre Rolle in das Team passt und dem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen.
Das Gespräch mit dem Vorgesetzten ist eine gute Gelegenheit, eine Beziehung zu Ihrem neuen Mitarbeiter aufzubauen und die Erwartungen an seine Zeit im Unternehmen festzulegen. Sie sollten auch mögliche Probleme besprechen, damit sie gemeinsam geeignete Lösungen erarbeiten können. Am Ende dieses persönlichen Gesprächs mit seinem Vorgesetzten sollte der neue Mitarbeiter Bescheid wissen:
Wenn Sie alle Ihre Schulungen abgeschlossen haben, sollten die neuen Mitarbeiter selbstbewusst und in der Lage sein, ihre Arbeit sofort aufzunehmen. Sie sollten ihre Rolle und ihre Aufgaben klar verstehen und wissen, wie sie sich bei Bedarf Hilfe holen können. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um kurzfristige und langfristige Ziele für das Unternehmen festzulegen.
Die Ausbildung neuer Mitarbeiter kann ein komplexer Prozess sein. Die oben vorgeschlagene Fünf-Phasen-Struktur kann Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten und keine wichtigen Informationen auszulassen. Um Ihr Schulungsprogramm noch erfolgreicher zu gestalten, lesen Sie mehr darüber, wie Sie neue Mitarbeiter schulen können!
Das Pre-Boarding ist eine der wichtigsten Phasen im Ausbildungsprozess. Auch nach der Annahme eines Angebots können Arbeitnehmer ihre Meinung noch ändern; Sie müssen dafür sorgen, dass sie sich schon vor ihrem offiziellen ersten Arbeitstag engagieren. Planen Sie Ihren Einarbeitungsprozess frühzeitig, um den Stress für alle Beteiligten zu reduzieren. Legen Sie fest, welche Aufgaben Sie an welchen Tagen erledigen, und vergessen Sie nicht, die Willkommens-E-Mail zu verschicken!
Ein großer Teil des Onboarding-Prozesses besteht aus dem Ausfüllen von Papierkram. Vieles davon ist gesetzlich vorgeschrieben, so dass Sie die Menge an Papierkram, die Sie ausfüllen müssen, möglicherweise nicht reduzieren können. Sie können den Prozess jedoch straffen, indem Sie dem neuen Mitarbeiter vor seinem Arbeitsantritt elektronische Dokumente übermitteln. Das kann am Tag der Einarbeitung eine Menge Zeit sparen. Außerdem können die neuen Mitarbeiter Kopien ihrer Dokumente speichern und jederzeit darauf zugreifen, um sie zu überprüfen.
Wenn neue Mitarbeiter ankommen, ist die Versuchung groß, ihre Tage mit Arbeit zu füllen. Aber es ist wichtig, ihnen die Zeit zu geben, die sie brauchen, um sich an die neue Umgebung und die neuen Aufgaben anzupassen. Überlasten Sie Ihre neuen Mitarbeiter nicht gleich mit Arbeit. In den ersten Wochen werden sie wahrscheinlich unter der Informationsflut all der Schulungsvideos leiden, die sie sich angesehen haben. Wenn möglich, sollten Sie ihnen zunächst kleine oder einfache Aufgaben übertragen, bis sie sich eingearbeitet haben. Achten Sie auf die Hinweise, die sie geben. Wenn sie schnell lernen und bereit sind, sich an kompliziertere Aufgaben zu wagen, können Sie die Schulung beschleunigen und fortgeschrittenere Projekte einführen.
Wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter auf Erfolgskurs bringen wollen, ist es eine gute Idee, ihnen einen Mentor oder einen erfahreneren Mitarbeiter zur Seite zu stellen, den sie beschatten können. Dies kann ihnen den Einstieg ins Berufsleben erleichtern. Ein Mentor kann in den ersten Monaten als Ratgeber und Lehrer fungieren und ihnen helfen, sich in ihrer neuen Position zurechtzufinden. Außerdem lernen sie das Unternehmen, die Mitarbeiter, die Arbeitsabläufe und die Unternehmenskultur schneller kennen, als sie es sonst tun würden. Wenn Sie jemanden haben, der weiß, was er tut, wird es für alle Beteiligten in Ihrer Abteilung einfacher - vor allem, wenn etwas schief geht!
Videos sind ein hervorragendes Schulungsinstrument. Sie können dazu beitragen, dass neue Mitarbeiter sich engagieren, Informationen besser behalten und komplizierte Themen und Werkzeuge leichter verstehen. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre eigenen Schulungsvideos für Mitarbeiter zu erstellen, indem sie hochwertige Kameras, einen Bildschirmrecorder und eine Bearbeitungssoftware verwenden. So haben sie die vollständige Kontrolle über den Inhalt des Videos.
Ein Bildschirmrecorder ist ein hervorragendes Werkzeug für die Erstellung hochwertiger Videos. Ganz gleich, ob Sie eine Anleitung zur Verwendung einer Software erstellen oder eine Live-Sitzung für eine spätere Überprüfung aufzeichnen, ein hervorragender Bildschirmrecorder ist unerlässlich. Mit vielen Bildschirmrecordern können Sie Ihre Videos auch bearbeiten, um unnötige Clips herauszuschneiden, Voice-over-Aufnahmen hinzuzufügen und Pfeile, Text und andere Grafiken einzufügen. Das Endergebnis sind ansprechende und informative Schulungsvideos für Mitarbeiter, die die Aufmerksamkeit Ihrer neuen Mitarbeiter während des gesamten Schulungsprozesses aufrechterhalten.
Manche Unternehmen konzentrieren sich so sehr auf die berufsbezogene Ausbildung, dass sie wichtige Informationen über die eigentliche Organisation übersehen. Eines der ersten Dinge, die Sie mit neu eingestellten Mitarbeitern tun sollten, ist, sie über die Unternehmenskultur und die Werte zu informieren. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboarding, da es den neuen Mitarbeitern hilft zu verstehen, wie sie sich in die Kultur Ihres Unternehmens einfügen können und was sie von ihren Kollegen erwarten können. Sie können Informationen über die Unternehmenskultur in eine Vielzahl von Schulungsmodulen einbauen:
Wenn Sie mit der Schulung Ihrer neuen Mitarbeiter beginnen, denken Sie daran, dass Sie nicht alles auf einmal machen müssen. Das kann sie überfordern und es ihnen sogar erschweren, alle Informationen zu behalten, die sie brauchen. Am besten ist es, die Schulung über einige Tage oder Wochen zu verteilen. So haben die Mitarbeiter Zeit, das Gelernte zu verinnerlichen und ihre neuen Fähigkeiten zu üben, bevor sie sich der nächsten Aufgabe zuwenden. So haben sie auch Zeit, Fragen zu stellen, die sich in den einzelnen Phasen des Schulungsprozesses ergeben können.
Neuen Mitarbeitern fällt es oft schwer, Fragen zu stellen, vor allem, wenn sie unsicher sind, inwieweit sie ihre Meinungen oder Ideen mitteilen sollen. Ermutigen Sie sie, sich zu äußern und ihre Fragen und Gedanken mitzuteilen. Machen Sie ihnen klar, dass Sie sie daran teilhaben lassen wollen, und hören Sie sich ihre Fragen und Bedenken aktiv an.
Sie können neuen Mitarbeitern auch helfen, indem Sie Zeit für persönliche Gespräche einplanen, in denen sie Fragen über das Unternehmen, seine Ziele und ihre Rolle beim Erreichen dieser Ziele stellen können. Wenn bei diesen Gesprächen eine Herausforderung auftaucht - vielleicht ist ein Mitarbeiter nicht sicher, wie er seine Arbeitslast priorisieren soll -, können Sie diese Probleme gemeinsam angehen.
Als Manager oder Vertreter der Personalabteilung ist es wichtig, sich regelmäßig bei Ihrem neuen Mitarbeiter zu melden. Sie wollen sicherstellen, dass er sich in seiner neuen Rolle wohlfühlt und alles hat, was er braucht, um erfolgreich zu sein - auch wenn es erst ein paar Monate nach seinem ersten Arbeitstag ist. Bei Ihren regelmäßigen Kontrollbesuchen sollten Sie Fragen stellen:
Der erste Schritt zu einem effektiven Onboarding besteht darin, sicherzustellen, dass Sie mit den Prozessen und Instrumenten ausgestattet sind, die Sie benötigen, um Ihren neuen Mitarbeiter zu schulen und ihn für viele Jahre in seiner Position zu halten. Ein guter Onboarding-Prozess sollte mit dem einstellenden Manager beginnen und sich über die ersten Wochen des Mitarbeiters erstrecken. Die Schulung hilft dem neuen Mitarbeiter, sich mit seinem neuen Unternehmen vertraut zu machen, die für seine Position erforderlichen Fähigkeiten zu entwickeln und Beziehungen zu den wichtigsten Mitarbeitern seines Teams aufzubauen.
Die wichtigste Komponente eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses sind Sie! Sie sind derjenige, der den Mitarbeitern bei jedem Schritt zur Seite steht, um ihnen beim Übergang zu helfen, den Ton für ihre Erfahrungen in Ihrem Unternehmen anzugeben und ihnen zu helfen, starke Beziehungen innerhalb Ihrer Organisation aufzubauen. Ihr eigener Enthusiasmus wird andere inspirieren; wenn Sie begeistert von der Arbeit im Unternehmen klingen, werden auch sie begeistert sein!
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen einige Ideen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie einige Verfahren und Hilfsmittel, wie z. B. Schulungsvideos für Mitarbeiter, an die Hand gegeben hat, die Sie während des gesamten Prozesses unterstützen werden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit einem Bildschirmschreiber ansprechende und effektive Einführungsmaterialien erstellen können, besuchen Sie uns unter FlashBack noch heute.
