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Quando si assume un nuovo dipendente, si spera che continui a far parte del team per molto tempo. Ma se il programma di formazione non è adeguato, si rischia di perdere i dipendenti più velocemente di quanto non si riesca a trovarne di nuovi. Un buon piano di onboarding è essenziale per la strategia di fidelizzazione dei dipendenti di qualsiasi azienda. È l'occasione per far conoscere ai nuovi dipendenti la cultura aziendale e le aspettative del loro nuovo ruolo, in modo che possano essere operativi fin dal primo giorno. Se i nuovi dipendenti sono preparati per il successo, anche la vostra azienda può avere successo. In questo articolo spiegheremo perché una formazione completa è essenziale, le cinque fasi di un buon programma di onboarding e alcuni consigli su come formare i nuovi dipendenti.
Le prime settimane di un nuovo lavoro sono cruciali per la fidelizzazione dei nuovi assunti. Potrebbero andarsene quasi subito se non li preparate adeguatamente al loro ruolo. Si stima che fino al 20% del turnover si verifica nei primi 45 giorni di lavoro. Questa volatilità non solo rende più difficile il funzionamento dell'azienda, ma può anche incidere sui profitti. È costoso reclutare e assumere nuovi talenti ogni poche settimane.
Imparare a formare i nuovi dipendenti può fare una grande differenza. Un recente rapporto del Brandon Hall Group ha rilevato che le organizzazioni con eccellenti processi di onboarding hanno migliorato la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e la produttività di oltre il 70%. I dipendenti devono comprendere la cultura e i valori dell'azienda, nonché i loro ruoli e responsabilità. I nuovi assunti si sentiranno più preparati e impegnati fin dal primo giorno. Più sono sicuri di svolgere le loro mansioni fin dal primo giorno, meno è probabile che si licenzino una volta terminato il periodo di luna di miele.
Un processo di onboarding efficace può essere suddiviso in cinque fasi distinte. Queste includono:
Approfondiamo un po' cosa includere in ciascuna di queste fasi.
Il pre-boarding è la prima fase del processo di onboarding e precede l'onboarding vero e proprio. L'obiettivo del pre-boarding è assicurarsi che i nuovi assunti siano preparati per i primi giorni. A tal fine, è necessario inviare loro un'e-mail o una lettera di benvenuto in cui ci si congratula per la nuova posizione e si forniscono le informazioni di cui avranno bisogno per iniziare. Gli obiettivi del processo di pre-boarding sono:
L'orientamento è un processo formale che il reparto Risorse Umane deve condurre. È un'opportunità per i nuovi assunti di conoscere la cultura aziendale, le politiche e le procedure in un ambiente sicuro, dove possono porre qualsiasi domanda. È anche un momento in cui possono familiarizzare con lo spazio fisico (comprese le attrezzature) e completare le pratiche burocratiche necessarie prima di iniziare a lavorare. Durante l'orientamento:
La formazione specifica per la mansione è personalizzata in base al ruolo e al dipendente. Deve riguardare il lavoro, come svolgerlo e come farlo bene. Dovete anche fornire informazioni sugli strumenti, i processi e le procedure che utilizzeranno quotidianamente. Questo tipo di formazione di solito utilizza una combinazione di colloqui individuali, materiale di lettura, video di formazione per i dipendenti e fogli di lavoro. Discutete di come il loro ruolo si inserisca nel team e aiuti l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi.
L'incontro con il manager è un ottimo modo per costruire un rapporto con il nuovo assunto e stabilire le aspettative per il suo periodo in azienda. Dovrebbero anche discutere di eventuali problemi potenziali, in modo da trovare insieme le soluzioni più adatte. Al termine di questo incontro individuale con il proprio supervisore, il nuovo dipendente dovrà sapere che:
Una volta completata la formazione, i nuovi assunti devono essere sicuri di sé e in grado di iniziare immediatamente il loro lavoro. Dovranno capire chiaramente il loro ruolo e le loro responsabilità, nonché come chiedere aiuto in caso di necessità. Questo è anche un ottimo momento per lavorare sulla definizione di obiettivi a breve e lungo termine all'interno dell'azienda.
La formazione dei nuovi dipendenti può essere un processo complesso. L'utilizzo della struttura in cinque fasi suggerita sopra può aiutarvi a rimanere organizzati e a evitare di saltare informazioni cruciali. Per rendere il vostro programma di formazione ancora più efficace, leggete di più su come formare i nuovi dipendenti!
Il pre-boarding è una delle fasi più critiche del processo di formazione. Anche dopo aver accettato un'offerta, i lavoratori possono cambiare idea; dovete lavorare per tenerli impegnati anche prima del loro primo giorno ufficiale. Assicuratevi di pianificare il processo di onboarding con largo anticipo per ridurre lo stress di tutti. Programmate i compiti da svolgere in quali giorni e non dimenticate di inviare l'e-mail di benvenuto!
Una buona parte del processo di onboarding consiste nella compilazione di documenti. Molti di essi sono richiesti dalla legge, quindi non è possibile ridurre la quantità di documenti da compilare. Tuttavia, è possibile snellire il processo inviando i documenti in formato elettronico prima della data di inizio del rapporto di lavoro. Questo può far risparmiare un sacco di tempo il giorno dell'orientamento. Inoltre, i nuovi assunti possono facilmente salvare e accedere alle copie dei loro documenti per rivederli in qualsiasi momento.
Quando arrivano i nuovi assunti, si è tentati di riempire le loro giornate di lavoro. Ma è essenziale dare loro il tempo necessario per adattarsi al nuovo ambiente e alle nuove responsabilità. Non sovraccaricate subito di lavoro i nuovi assunti. Durante le prime settimane, probabilmente soffriranno di un sovraccarico di informazioni dovuto a tutti i video di formazione dei dipendenti che hanno visto. Se possibile, iniziate ad assegnare loro compiti piccoli o semplici finché non si sentiranno più a loro agio. Seguite le loro indicazioni per andare avanti. Se sembra che i partecipanti abbiano imparato in fretta e non vedono l'ora di passare a compiti più complicati, si può accelerare la formazione e introdurre progetti più avanzati.
Per preparare i nuovi assunti al successo, è bene fornire loro un mentore o un collega più esperto da seguire. In questo modo si può agevolare la loro transizione nel mondo del lavoro. Un mentore può fungere da guida e da insegnante durante i primi mesi di lavoro e li aiuterà a imparare le basi della loro nuova posizione. Inoltre, il candidato imparerà a conoscere l'azienda, le persone, i processi e la cultura più rapidamente di quanto farebbe altrimenti. Avere qualcuno che sa quello che fa renderà le cose più facili per tutti i membri del vostro reparto, soprattutto se qualcosa va storto!
I video sono un ottimo strumento di formazione. Possono aiutare a tenere impegnati i nuovi assunti, a migliorare la conservazione delle informazioni e a rendere più comprensibili argomenti e strumenti complicati. Molte aziende scelgono di creare i propri video di formazione per i dipendenti utilizzando telecamere di alta qualità, uno screen recorder e un software di editing. In questo modo, hanno il controllo completo sul contenuto del video.
Un registratore di schermo è uno strumento incredibile per realizzare video di alta qualità. Sia che stiate producendo un tutorial sull'uso di un software o registrando una sessione individuale dal vivo per una successiva revisione, un registratore di schermo eccellente è fondamentale. Molti registratori di schermo consentono anche di modificare i video per tagliare clip non necessarie, aggiungere registrazioni vocali e includere frecce, testo e altri elementi grafici. Il risultato finale sono video di formazione per i dipendenti coinvolgenti e informativi, che manterranno viva l'attenzione dei nuovi assunti durante tutto il processo di formazione.
Alcune aziende si concentrano così tanto sulla formazione relativa al lavoro da saltare le informazioni cruciali sull'organizzazione vera e propria. Una delle prime cose da fare con i nuovi assunti è la formazione sulla cultura e sui valori aziendali. Si tratta di una parte integrante dell'onboarding, in quanto aiuta i nuovi dipendenti a capire come possono inserirsi nella cultura dell'organizzazione e cosa devono aspettarsi dai loro colleghi. Le informazioni sulla cultura aziendale possono essere inserite in una serie di moduli di formazione:
Quando iniziate a formare i vostri nuovi assunti, ricordate che non dovete fare tutto in una volta. Questo può essere opprimente per i nuovi assunti e rendere più difficile la memorizzazione di tutte le informazioni necessarie. È meglio distribuire la formazione nell'arco di alcuni giorni o settimane. In questo modo i dipendenti avranno il tempo di assimilare quanto appreso e di mettere in pratica le nuove competenze prima di passare al compito successivo. In questo modo avranno anche il tempo di porre le domande che potrebbero sorgere durante ogni fase del processo di formazione.
Per i nuovi assunti può essere difficile sentirsi a proprio agio nel fare domande, soprattutto se non sono sicuri di quanto dovrebbero condividere le loro opinioni o idee. Incoraggiateli a parlare e a condividere le loro domande e i loro pensieri; fate capire che volete che condividano e che ascolterete attivamente le loro domande e le loro preoccupazioni.
Potete anche aiutare i nuovi assunti mettendo da parte del tempo per colloqui individuali in cui possono fare domande sull'azienda, sui suoi obiettivi e sul loro ruolo nel raggiungimento di tali obiettivi. Se durante questi colloqui emergono delle difficoltà - magari un dipendente non è sicuro di come assegnare le priorità al proprio carico di lavoro - potete risolverle insieme.
In qualità di manager o di rappresentante delle risorse umane, è fondamentale controllare regolarmente i nuovi assunti. Volete assicurarvi che si sentano a proprio agio nel nuovo ruolo e che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo, anche se sono passati alcuni mesi dal loro primo giorno. Durante i controlli regolari, dovreste chiedere:
Il primo passo per un onboarding efficace è assicurarsi di essere preparati con i processi e gli strumenti necessari per formare il nuovo assunto e mantenerlo nella sua posizione per molti anni a venire. Un buon processo di onboarding dovrebbe iniziare con il responsabile delle assunzioni e proseguire nelle prime settimane di lavoro del dipendente. La formazione li aiuterà a familiarizzare con la nuova azienda, a sviluppare le competenze di cui avranno bisogno nella loro posizione e a costruire relazioni con le persone chiave del loro team.
Il componente più critico di un processo di onboarding di successo siete voi! Siete voi a essere presenti in ogni fase del processo per aiutare i dipendenti a superare la transizione, dare un tono alla loro esperienza in azienda e aiutarli a costruire relazioni solide all'interno dell'organizzazione. Il vostro entusiasmo ispirerà gli altri; se sembrate entusiasti di lavorare in azienda, lo saranno anche loro!
Ci auguriamo che questo articolo vi abbia dato alcune idee su come formare i nuovi dipendenti e su alcune procedure e strumenti, come i video di formazione per i dipendenti, che vi aiuteranno in questo processo. Per saperne di più sull'uso di uno screen recorder per creare materiali di onboarding coinvolgenti ed efficaci, visitate il sito FlashBack oggi.
