Wenn Sie jemanden neu einstellen, hoffen Sie, dass er langfristig Teil des Teams bleibt. Mit einem schlechten Schulungsprogramm könnten Sie jedoch Mitarbeiter verlieren, schneller als Sie neue finden. Ein guter Onboarding-Plan ist entscheidend für die Mitarbeiterbindung in jedem Unternehmen. Es ist Ihre Chance, neue Mitarbeiter über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an ihre neue Rolle zu informieren, damit sie ab dem ersten Tag produktiv starten können. Wenn Ihre neuen Mitarbeiter erfolgreich sind, kann Ihr Unternehmen ebenfalls erfolgreich sein. In diesem Artikel erläutern wir, warum gründliche Schulungen essenziell sind, die fünf Phasen eines guten Onboarding-Programms und einige Tipps zur Schulung neuer Mitarbeiter.

Warum sind gute Schulungen wichtig für die Mitarbeiterbindung?

Die ersten Wochen in einem neuen Job sind entscheidend für die Bindung neuer Mitarbeiter. Sie könnten fast sofort kündigen, wenn Sie sie nicht ausreichend auf ihre Rolle vorbereiten. Es wird geschätzt, dass bis zu 20 % der Fluktuation in den ersten 45 Tagen der Beschäftigung auftritt. Diese Volatilität erschwert nicht nur den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens, sondern kann sich auch auf Ihre Geschäftsergebnisse auswirken. Es ist kostspielig, alle paar Wochen neue Talente zu rekrutieren und einzustellen.

Das Erlernen, wie man neue Mitarbeiter schult, kann einen enormen Unterschied machen. Ein aktueller Bericht der Brandon Hall Group ergab, dass Organisationen mit exzellenten Onboarding-Prozessen die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 % und die Produktivität um mehr als 70 % verbesserten. Die Mitarbeiter müssen die Unternehmenskultur und Werte sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Neue Mitarbeiter werden sich von ihrem ersten Tag an besser vorbereitet und engagierter fühlen. Je selbstbewusster sie ihre Aufgaben von Anfang an ausführen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie das Unternehmen verlassen, wenn die Anfangsphase vorbei ist.

Was sind die fünf Phasen des Onboarding-Prozesses?

Ein effektiver Onboarding-Prozess kann in fünf unterschiedliche Phasen unterteilt werden. Diese umfassen:

• Vorbereitung

• Orientierung

• Rollenbezogene Schulung

• Manager-Meeting

• Übergang in die neue Rolle

Lassen Sie uns tiefer darauf eingehen, was in jeder dieser Phasen enthalten sein sollte.

Vorbereitung

Die Vorbereitung ist der erste Schritt des Onboarding-Prozesses und erfolgt, bevor das eigentliche Onboarding stattfindet. Das Ziel der Vorbereitung ist es sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter für ihre ersten Tage bereit sind. Um dies zu erreichen, senden Sie ihnen eine Willkommens-E-Mail oder einen Brief, in dem Sie ihnen zu ihrer neuen Position gratulieren und die Informationen bereitstellen, die sie für den Start benötigen.

Die Ziele des Vorbereitungsprozesses sind:

• Einrichten aller Benutzerkonten

• Vorbereiten ihres Arbeitsplatzes, Schreibtisches oder Büros

• Geben Sie dem neuen Mitarbeiter alle Informationen, die er für seinen ersten Tag benötigt, einschließlich der mitzubringenden Dokumente, Parkdetails, der Kleiderordnung und mehr

• Informieren Sie den Rest der Mitarbeiter über das neue Teammitglied

Orientierung

Die Orientierung ist ein formaler Prozess, der von der Personalabteilung geleitet werden sollte. Es ist eine Gelegenheit für neue Mitarbeiter, in einem sicheren Umfeld mehr über die Unternehmenskultur, Richtlinien und Verfahren zu erfahren, in dem sie alle Fragen stellen können, die sie haben könnten. Es ist auch eine Zeit, in der sie sich mit ihrem physischen Raum (einschließlich der Ausrüstung) vertraut machen und alle Unterlagen ausfüllen können, die vor Arbeitsbeginn erledigt werden müssen.

Während der Orientierung werden Sie:

• Alle verbleibenden neuen Mitarbeiterunterlagen ausfüllen, einschließlich Steuerformulare und Direktüberweisungsformulare, und das Mitarbeiterhandbuch durchsehen

• Arbeitsplatzrichtlinien zu Arbeitszeiten, Urlaubsanfragen, Mittagspausen und mehr besprechen

• Eine Tour durch den Arbeitsbereich machen, um wichtige Orte wie ihren Schreibtisch, den Pausenraum und die Toiletten hervorzuheben

Rollenbezogene Schulung

Rollenbezogene Schulungen sind auf die Rolle und den Mitarbeiter zugeschnitten. Sie sollten umfassen, was die Aufgabe ist, wie man sie ausführt und wie man sie gut erledigt. Sie sollten auch Informationen über die Tools, Prozesse und Verfahren bereitstellen, die sie täglich verwenden werden. Diese Art der Schulung umfasst normalerweise eine Kombination aus Einzelgesprächen, Lesematerialien, Mitarbeiterschulungsvideos und Arbeitsblättern. Diskutieren Sie, wie ihre Rolle ins Team passt und Ihrem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen.

Manager-Meeting und Erwartungsmanagement

Das Manager-Meeting ist eine großartige Gelegenheit, um eine Beziehung zu Ihrem neuen Mitarbeiter aufzubauen und Erwartungen für ihre Zeit im Unternehmen zu definieren. Auch potenzielle Probleme sollten besprochen werden, damit gemeinsam geeignete Lösungen erarbeitet werden können. Am Ende dieses Einzelgesprächs mit ihrem Vorgesetzten sollte der neue Mitarbeiter wissen:

• Was von ihnen erwartet wird

• Wie sie ihren Manager kontaktieren können

• Wie sie die Personalabteilung, andere Abteilungen und alle anderen, bei denen sie Hilfe benötigen, kontaktieren können

Übergang in die neue Rolle und Zielsetzung

Bis zu dem Zeitpunkt, an dem alle Schulungen abgeschlossen sind, sollten neue Mitarbeiter selbstbewusst und in der Lage sein, ihre Arbeit sofort zu beginnen. Sie sollten ihre Rolle und die Verantwortlichkeiten klar verstehen sowie wissen, wie sie Hilfe anfordern können, wenn nötig. Dies ist auch eine großartige Gelegenheit, um an der Festlegung kurz- und langfristiger Ziele innerhalb des Unternehmens zu arbeiten.

Tipps für effektive Schulungen und Onboarding

Die Schulung neuer Mitarbeiter kann ein komplexer Prozess sein. Die Verwendung der oben vorgeschlagenen fünfphasigen Struktur kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und keine entscheidenden Informationen zu überspringen. Um Ihr Schulungsprogramm noch erfolgreicher zu gestalten, lesen Sie weiter, wie Sie neue Mitarbeiter schulen können!

Bereiten Sie sich vor deren erstem Tag vor

Die Vorbereitung ist eine der kritischsten Phasen im Schulungsprozess. Auch nach Annahme eines Angebots können Mitarbeiter ihre Meinung ändern; Sie müssen daran arbeiten, sie engagiert zu halten, noch bevor ihr offizieller erster Tag beginnt. Planen Sie Ihren Onboarding-Prozess rechtzeitig, um Stress für alle zu reduzieren. Planen Sie, welche Aufgaben Sie an welchen Tagen erledigen werden und vergessen Sie nicht, die Willkommens-E-Mail zu senden!

Verschlanken Sie die Papierarbeit und verwenden Sie elektronische Dokumente

Ein guter Teil des Onboarding-Prozesses besteht aus der Bearbeitung von Papierkram. Vieles davon ist gesetzlich vorgeschrieben, sodass Sie die Menge der zu bearbeitenden Formulare möglicherweise nicht reduzieren können. Sie können jedoch den Prozess verschlanken, indem Sie elektronische Dokumente vor dem Startdatum des neuen Mitarbeiters versenden. Dies kann am Orientierungstag viel Zeit sparen. Außerdem können neue Mitarbeiter ihre Dokumente einfach speichern und jederzeit überprüfen.

Gehen Sie langsam vor und geben Sie ihnen Zeit zur Anpassung

Wenn neue Mitarbeiter ankommen, ist es verlockend, ihre Tage mit Arbeit zu füllen. Aber es ist wichtig, ihnen die Zeit zu geben, die sie brauchen, um sich an die neue Umgebung und Aufgaben anzupassen. Überlasten Sie Ihre neuen Mitarbeiter nicht sofort mit Arbeit. In den ersten Wochen leiden sie wahrscheinlich unter Informationsüberflutung durch all die Mitarbeiterschulungsvideos, die sie gesehen haben. Wenn möglich, beginnen Sie damit, ihnen kleine oder einfache Aufgaben zu geben, bis sie sich sicherer fühlen. Folgen Sie ihren Hinweisen, wenn es weitergeht. Wenn sie scheinbar schnell Dinge aufnehmen und bereit sind, zu komplexeren Aufgaben überzugehen, können Sie die Schulung beschleunigen und fortgeschrittenere Projekte einführen.

Stellen Sie einen Mentor oder Kollegen für das Shadowing bereit

Wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter auf Erfolgskurs bringen, ist es eine gute Idee, ihnen einen Mentor oder einen erfahrenen Kollegen zur Seite zu stellen, dem sie folgen können. Dies kann den Übergang in den Arbeitsplatz erleichtern. Ein Mentor kann als Leitfaden und Lehrer während der ersten Monate im Job dienen und ihnen helfen, die Grundlagen ihrer neuen Position zu erlernen. Sie werden auch schneller die Firma, ihre Mitarbeiter, Prozesse und Kultur kennenlernen, als sie es sonst tun würden. Jemanden zu haben, der weiß, was er tut, erleichtert die Arbeit für alle Beteiligten in Ihrer Abteilung— insbesondere wenn etwas schiefgeht!

Erstellen Sie qualitativ hochwertige Schulungsvideos

Videos sind ein ausgezeichnetes Schulungswerkzeug. Sie können helfen, neue Mitarbeiter zu engagieren, die Informationsspeicherung zu verbessern und komplizierte Themen und Werkzeuge verständlicher zu machen. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre eigenen Mitarbeiterschulungsvideos mit hochwertigen Kameras, einem Bildschirmrekorder und Bearbeitungssoftware zu erstellen. So haben sie die vollständige Kontrolle über den Inhalt des Videos.

Ein Bildschirmrekorder ist ein unglaubliches Werkzeug für die Erstellung hochwertiger Videos. Egal, ob Sie ein Tutorial zur Nutzung von Software produzieren oder eine Live-Einzelsitzung für eine spätere Überprüfung aufzeichnen, ein exzellenter Bildschirmrekorder ist entscheidend. Viele Bildschirmrekorder erlauben es Ihnen auch, Ihre Videos zu bearbeiten, um unnötige Clips zu schneiden, Voiceover-Aufnahmen hinzuzufügen und Pfeile, Text und andere Grafiken einzubinden. Das Ergebnis sind packende und informative Mitarbeiterschulungsvideos, die die Aufmerksamkeit Ihrer neuen Mitarbeiter während des gesamten Schulungsprozesses halten werden.

Vergessen Sie nicht, sie über die Werte und Kultur Ihres Unternehmens zu schulen

Einige Unternehmen konzentrieren sich so sehr auf die arbeitsbezogene Schulung, dass sie wichtige Informationen über die tatsächliche Organisation überspringen. Eines der ersten Dinge, die Sie mit neuen Mitarbeitern tun sollten, ist, sie über die Unternehmenskultur und -werte zu schulen. Dies ist ein integraler Bestandteil des Onboardings, da es neuen Mitarbeitern hilft, zu verstehen, wie sie in die Unternehmenskultur passen und was sie von ihren Kollegen erwarten können.

Sie können Informationen über die Unternehmenskultur in verschiedene Schulungsmodule einbinden:

• Geben Sie einen Überblick über die Geschichte, das Leitbild und die Hauptziele Ihres Unternehmens

• Erläutern Sie, wie das Unternehmen in Bezug auf Struktur, Führungsrollen und Entscheidungsprozesse funktioniert

• Diskutieren Sie Erwartungen an zwischenmenschliche Beziehungen und wie sich Mitarbeiter gegenseitig behandeln sollten

Verteilen Sie die Schulung über einige Tage oder Wochen

Wenn Sie damit beginnen, Ihre neuen Mitarbeiter zu schulen, sollten Sie daran denken, dass Sie nicht alles auf einmal tun müssen. Dies kann für sie überwältigend sein und es ihnen tatsächlich erschweren, alle notwendigen Informationen zu behalten. Es ist am besten, die Schulung über einige Tage oder Wochen zu verteilen. Dies gibt den Mitarbeitern Zeit, das Gelernte aufzunehmen und ihre neuen Fähigkeiten zu üben, bevor sie zur nächsten Aufgabe übergehen. Es erlaubt ihnen auch, Fragen zu stellen, die während der Bearbeitung jeder Phase des Schulungsprozesses auftauchen können.

Ermutigen Sie zu Fragen und Meinungen

Es kann für neue Mitarbeiter schwierig sein, sich wohl dabei zu fühlen, Fragen zu stellen, insbesondere wenn sie sich unsicher sind, wie viel sie ihre Meinungen oder Ideen teilen sollten. Ermutigen Sie sie, sich zu äußern und ihre Fragen und Gedanken zu teilen; signalisieren Sie klar, dass Sie möchten, dass sie sich mitteilen, und dass Sie ihre Anfragen und Bedenken aktiv anhören werden.

Sie können neuen Mitarbeitern auch helfen, indem Sie Zeit für Einzelgespräche einplanen, in denen sie Fragen zum Unternehmen, seinen Zielen und ihrer Rolle bei der Erreichung dieser Ziele stellen können. Wenn während dieser Gespräche ein Problem auftritt— zum Beispiel ein Mitarbeiter nicht sicher ist, wie er seine Arbeitslast priorisieren soll— können Sie diese Themen gemeinsam bearbeiten.

Häufige Check-ins

Als Manager oder HR-Vertreter ist es wichtig, regelmäßig mit Ihrem neuen Mitarbeiter in Kontakt zu treten. Sie möchten sicherstellen, dass sie sich in ihrer neuen Rolle wohlfühlen und alles haben, was sie zum Erfolg benötigen – auch wenn es einige Monate nach ihrem ersten Tag ist.

Bei Ihren regelmäßigen Check-ins sollten Sie fragen:

• Wie fühlen sie sich in ihrer Position?

• Ob sie neue Fragen oder Bedenken haben

• Ob sie Feedback zum Schulungsprozess haben (damit Sie ihn für den nächsten neuen Mitarbeiter verfeinern und verbessern können)

Der erste Schritt zu einem effektiven Onboarding besteht darin, sicherzustellen, dass Sie mit den Prozessen und Werkzeugen vorbereitet sind, die benötigt werden, um Ihren neuen Mitarbeiter zu schulen und ihn über viele Jahre hinweg in seiner Position zu halten. Ein guter Onboarding-Prozess sollte mit dem Einstellungsleiter beginnen und sich über die ersten Wochen des Mitarbeiters erstrecken. Die Schulung wird ihnen helfen, sich mit ihrem neuen Unternehmen vertraut zu machen, die Fähigkeiten zu entwickeln, die sie in ihrer Position benötigen, und Beziehungen zu Schlüsselpersonen in ihrem Team aufzubauen.

Die kritischste Komponente eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses sind Sie! Sie sind es, der in jedem Schritt des Weges da sein wird, um ihnen bei ihrem Übergang zu helfen, den Ton für ihre Erfahrung in Ihrem Unternehmen zu setzen und ihnen zu helfen, starke Beziehungen innerhalb Ihrer Organisation aufzubauen. Ihre eigene Begeisterung wird andere inspirieren; wenn Sie begeistert von der Arbeit im Unternehmen klingen, werden sie es auch sein!

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen einige Ideen zur Schulung neuer Mitarbeiter gegeben und einige Verfahren und Tools, wie Mitarbeiterschulungsvideos, vorgestellt, die Ihnen während des Prozesses helfen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie einen Bildschirmrekorder verwenden können, um ansprechende und effektive Onboarding-Materialien zu erstellen, besuchen Sie uns noch heute bei Flashback.